Procédure parlementaire et conduite de réunion
SOMMAIRE
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INTRODUCTION : COMPRÉHENSION DU THÈME
Nous participons tous régulièrement à des réunions à différents niveaux :
professionnel, familial, associatif ou communautaire...
Il est de notoriété que certaines réunions traînent parfois en longueur parce que mal dirigées.

D'autres faits sont également observés, au nombre desquels l'on peut retenir ceux ci-dessous :

• des participants monopolisent indéfiniment la parole quand d'autres, quoiqu'ayant de bonnes idées, n'arrivent pas à s'exprimer,
• pendant les réunions, des amis disent présenter une motion d'information alors qu'ils discutent la motion en cours;

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1 – GÉNÉRALITÉS 

Une réunion est un regroupement momentané de personnes.
Cette assemblée est surtout constituée en vue d'atteindre un objectif.

1.1 ACTEURS D'UNE RÉUNION

On dit des uns qu'ils ont voix délibérative (les membres du groupe) et des autres qu'ils ont voix consultative (les observateurs).

A - LES MEMBRES DU GROUPE
Le groupe ici considéré peut être la convention internationale ou régionale, les congrès, les comités de zone, l'assemblée générale, le conseil d’administration, les réunions de commissions…

Dans sa composition, le groupe comprend :

• les encadreurs du groupe,
• les responsables ou le leader du groupe,
• les membre statutaires du groupe.

Au cours de la réunion les membres du groupe se scindent en 2 groupes :
le bureau de séance et les participants.

*Bureau de séance
Le bureau de séance a la charge de diriger la réunion.
Il est composé du Président de séance, qui peut ne pas être le leader
du groupe et du secrétaire de séance.
La conduite de la réunion est du ressort du président de séance.

*Participants
Ce sont tous les autres membres du groupe qui ne siègent pas au bureau de séance.

B - LES OBSERVATEURS
Ce sont les visiteurs et les invités. Ils n'ont pas le droit de vote.
Ils sont présents à la réunion de manière impromptue ou circonstancielle pour manifester leur soutien au groupe, donner des informations ou suivre les travaux.

Les observateurs sont : les officiers internationaux et nationaux,
les membres des Lions Clubs frères ou toutes personnes extérieures à l'organisation.

1 - 2 NOTION D’UNE RÉUNION

A – FONCTIONS

FONCTION ORGANISATION ET FACILITATION

• définition de l’objectif visé.
• définition des procédures.

FONCTION PRODUCTION

• échange d'idées, d'opinions
• argumentation

FONCTION RÉGULATION

• organisation de la participation des membres,
• animation de la réunion

B - TYPES

Au Lions Clubs, nous distinguons :

• les réunions générales de l'effectif : convention, congrès, comité de zone, assemblée générale….
• les réunions restreintes : conseil d’administration, commissions de travail, comité restreint, délégation …

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2 – LA PROCÉDURE PARLEMENTAIRE 

2 -1 DÉFINITION DES CONCEPTS

A - PROCÉDURE PARLEMENTAIRE
La procédure parlementaire est un ensemble de règles et méthodes pour la conduite efficace des réunions.
Il existe plusieurs séries de règlements ou de guides, au nombre desquels l'on peut citer :

• les règles de l'Ordre de Robert (Robert's rules of Oder),
• le manuel de Cushing,
• le manuel de Demeter.

La procédure parlementaire a pour but de promouvoir la démocratie en permettant la libre discussion et les libres décisions.

Les avantages de la procédure parlementaire sont :

• le droit pour tous d'être entendu,
• le droit pour la majorité de décider et d'agir,
• la protection de la minorité.

B - MOTION
Elle peut être le résultat d'un rapport ou bien provenir de questions anciennes, de questions nouvelles.
La motion est le moyen par lequel se manifeste l'action du groupe.
Une motion est une proposition faite dans une assemblée délibérante par un de ses membres.

2 - 2 CLASSIFICATION DES MOTIONS

La charte des motions parlementaires distingue
24 motions regroupées en 4 catégories :

• les motions principales,
• les motions subsidiaires,
• les motions incidentes,
• les motions privilégiées.

A - MOTIONS PRINCIPALES:
Elle porte sur une partie du travail effectif à accomplir par le groupe.
Exemple : adopter un rapport.

Les motions principales sont :

• motion principale (générale),
• réouverture de la discussion,
• réexamen,
• annulation,
• établissement d'un ordre du jour spécial.

B - MOTIONS SUBSIDIAIRES:
Elle est subsidiaire à la motion principale et a pour but d'en faciliter la réalisation.

Les motions subsidiaires sont :

• motion d'ajournement,
• question préalable,
• limitation de la discussion,
• renvoi à date fixe,
• renvoi au comité,
• amendement,
• renvoi sine die.

C - MOTIONS INCIDENTES:
C'est une motion principale qui a pour but d'assurer le respect des règles de la procédure parlementaire.
Les motions incidentes sont incidentes au travail en cours.
Ce sont:

• suspension des règles de procédure,
• retrait d'une motion,
• opposition à un examen,
• point d'ordre,
• appel à la décision du Président,
• division (vérifier le nombre de voix),
• appel nominal.

D - MOTIONS PRIVILÉGIÉES:
Elle donne droit à une discussion immédiate ou postérieure à la question en cours.
Une motion privilégiée n'est pas liée à l'importance de la motion par rapport à celle qui est en cours.

Les motions privilégiées sont :

• fixation de la prochaine réunion,
• levée de séance,
• suspension de séance,
• question relative au privilège,
• point d'information.

(Elles sont ci-dessus énumérées dans l'ordre des privilèges.)

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2-3 PROCÉDURE D'EXAMEN D'UNE MOTION

D'une manière générale, 4 principales étapes sont observées pour l'adoption d'une motion.
Ce sont :

• la présentation de la motion,
• le soutien de la motion,
• la discussion de la motion,
• le vote de la motion.

Pour nombre de motions, les 2 étapes intermédiaires (soutien de la motion et discussion de la motion) ne sont pas requises ou sont à tout le moins aléatoires.

A – PRÉSENTATION D’UNE MOTION
La motion doit être rédigée et sa formulation ne doit comporter aucune ambiguïté afin d'éviter tout malentendu.
Elle est le résumé de ce qui doit être fait et des moyens pour parvenir à ce but.

INTITULÉ : Le titre de la motion précise la nature de celle-ci.ÉNONCÉ  :
Son énoncé canalise la discussion à venir vers les aspects importants de la proposition.

PROPOSITION : La proposition est :

• introduite par "je propose que",
• édicte ce qui doit être fait, par qui, quand, comment et avec quels moyens,
• se termine par la date, le lieu et l'identification de l'auteur.

B - SOUTIEN
La motion doit être normalement soutenue par au moins un membre de l’assemblée..
C'est une exigence qui indique que la motion vaut la peine d'être discutée et qu'elle n'est pas fantaisiste.

C - DISCUSSION
La discussion est l'occasion, le cas échéant, de débattre et/ou d'amender la proposition.

DÉBAT
Les débats permettent de savoir les différentes positions au sein de l'assemblée sur le sujet en cours seulement.

AMENDEMENT
Si un membre du groupe veut modifier la motion sans la rejeter, il peut proposer un amendement.
Un amendement peut être amendé indéfiniment ; cependant, pour des raisons d'efficacité, l'on peut limiter le nombre à 3.

D -VOTE
Le vote est requis pour toutes les motions sauf deux d'entre elles (information et division).
Il intervient dans l'ordre suivant :

• l'amendement de l'amendement,
• l'amendement amendé,
• la motion principale amendée.

2 - 4  INTERRUPTION DE LA PROCÉDURE D'EXAMEN

La procédure d'examen peut être interrompue par

• le retrait de la motion (motion incidente),
• l'opposition à l'examen de la motion (motion incidente),
• la limitation de la discussion (motion subsidiaire).

A - RETRAIT DE LA MOTION
Dans la pratique, celui qui a proposé une motion peut toujours la retirer pendant qu'elle est en discussion si la tendance majoritaire est pour le rejet de celle-ci.
Toutefois, le retrait de la motion, sans interrompre l'orateur, est directement soumise au vote sans être soutenu, débattu et amendé.
La majorité des voix est requise pour son adoption.

B - OPPOSITION A UN EXAMEN
Cette motion qui interrompt l'orateur est directement soumise au vote sans être soutenue débattue et amendée.
Les 2/3 des voix sont requis pour son adoption.

C - LIMITATION DE LA DISCUSSION
Cette motion subsidiaire, sans interrompre l'orateur, doit être soutenue, peut être amendée mais n'est pas débattue avant d'être soumise au vote.
Les 2/3 des voix sont requis pour son adoption.

2 - 5 RÈGLES ET USAGES

A - DEMANDE DE LA PAROLE
- Le participant qui désire obtenir la parole, doit lever la main ou se lever et s'adresser au Président de séance.
- Il est gênant de lever la main ou de se lever pendant qu'un autre est en train de parler. En se comportant de cette façon, on perd son droit à parler immédiatement après l'orateur.

B - OBTENTION DE LA PAROLE
- Le Président doit donner la parole à celui qui la demande en premier si plusieurs participants désirent intervenir.
- Lorsqu'une motion est présentée et que plusieurs personnes demandent correctement la parole, elle est en priorité accordée à celle qui l'a présentée ; même si elle est la dernière à lever la main.
- Le Président de séance peut ne pas accorder la parole au demandeur pour diverses raisons comportements malséants, épuisement du temps de parole.

C- PRISE DE PAROLE
- Il est contraire aux usages de parler sans autorisation préalable du président de séance. - Lorsqu'il est autorisé à prendre la parole, l'orateur doit dire son nom ou celui du groupe auquel il appartient.

D - TEMPS DE PAROLE
- On ne doit pas seul garder la parole, les ROBERTS RULES OF ORDER ne donnent à chacun que deux occasions de s'exprimer et de dix (10) minutes chacune. Il ne s'agit là que d'un principe, ce temps est réduit à deux minutes pour une réunion qui ne va durer que deux (02) heures de temps.

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3 – ORGANISATION ET GESTION D’UNE RÉUNION 

3-1 PRÉPARATION DE LA RÉUNION

A - ORDRE DU JOUR
L'ordre du jour d'une réunion est la liste ordonnée des sujets à débattre au cours de celle-ci.
Toutes les réunions doivent avoir un ordre du jour.

ÉLABORATION
Le leader du groupe définit les objectifs à atteindre pour la réunion en tenant compte des missions assignées au groupe et des activités en cours.
Il établit l'ordre du jour après avoir pris l'attache des amis chargés de l'exécution des initiatives et décisions prises au cours des réunions précédentes.
Chaque sujet à l'ordre du jour doit être chronométré afin que la réunion se déroule sans heurts.

CONTENU
Certains sujets sont relatifs aux activités en cours. par contre, d'autres sont présents de manière permanente.
Dans tous les cas, les sujets sont inscrits en fonction de la nature du groupe et de la réunion.

Exemple
19 h 05 1 - lecture et adoption du P.V. de la réunion précédente.
19 h 20 2 - rapport des commissions permanentes.
19 h 50 3 - rapport des commissions spéciales.
20 h 30 4 – rapport du trésorier.
20 h 45 5 - questions diverses
21 h 00 6 - clôture de réunion.

B - DISPOSITIONS A PRENDRE
L'on peut retenir les dispositions ci-après à prendre avant la réunion :

• faire la promotion auprès des membres du groupe et du Club et éventuellement de et des Lions Club frères,
• préparer le local avec une disposition de sièges telle que le bureau de séance a une vue de tous les participants et vérifier le réglage de la ventilation et de l'éclairage,
• disposer des documents (P.V, rapports, feuille de présence...), les classer par piles et les distribuer avant le début de la réunion afin de gagner du temps
• le Président doit avoir son marteau à sa place.

C – PROTOCOLE
S'il n'y a pas de protocole, un ami Lion doit être désigné pour accueillir
les membres et invités à la porte et éventuellement les raccompagner.

3 - 2 DÉROULEMENT DE LA RÉUNION

A - EXERCICES D'OUVERTURE ET ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR
Une réunion doit commencer à l'heure prévue.
Elle débute par les exercices d'ouverture que sont :

• l'ouverture de la séance,
• le chant de l’hymne du district,
• la présentation éventuelle des invités,
• les excuses éventuelles pour retard d’ouverture de la réunion,
• les remarques d'ouverture du Président, (minute de méditation)
• la confirmation du quorum,
• l’adoption de l'ordre du jour.

B - EXÉCUTION DE L'ORDRE DU JOUR ET ADOPTIONS
L'ordre du jour est adopté et exécuté dans le respect de la procédure parlementaire.

*ADOPTION DE PROCÈS VERBAL
L'examen d’un P.V est essentiellement consacré

• d'une part, aux coquilles qui font l'objet de corrections,
• d'autre part, aux omissions et biais qui peuvent faire l'objet d'objections.

Le cas échéant, le P.V est adopté sous réserve des amendements, c'est-à-dire que le procès-verbal ne sera opposable aux membres qu'après la prise en compte des amendements.

*ADOPTION DES RAPPORTS DES COMMISSIONS ET DES MOTIONS
Certains rapports sont reçus pour être classés.
D'autres comportent des propositions et doivent donc être adoptés.

C - CLÔTURE DE LA RÉUNION
Avant de clore la réunion, le leader du groupe

• rappelle les principales décisions,
• veille à ce que toutes les initiatives soient suivies par le responsable concerné.
• précise la date, l'heure et le lieu de la prochaine séance, dans le cas de réunion à date déterminer.

3 - 3 SUIVI DE LA RÉUNION

Après la réunion les leaders du groupe doivent :

• échanger quelques impressions,
• préparer et rédiger les rapports et le P.V.,
• veiller à ce que toutes les initiatives soient suivies par le responsable concerné,
• maintenir le contact avec les membres afin de les motiver.
• préparer la prochaine réunion. (conseil d’administration)

CONCLUSION

Il faut toujours avoir à l'esprit qu'une tâche n'est bien accomplie que dans l'ordre, la discipline, et avec méthode.
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