Rares sont les associations qui ne sont pas frappées par ce mal pernicieux qu'on appelle absentéisme. Nos clubs Lions n'échappent pas à ce mal.

Au nombre des raisons évoquées pour expliquer ce phénomène se trouve la mauvaise conduite des réunions.

Les réunions, très souvent, commencent plus tard que prévu et traînent en longueur, parce que mal ou pas du tout préparées. Elles se traduisent souvent par un long monologue du président ou par des discussions à bâton rompu, où chacun prend la parole comme il l'entend et la garde tant qu'il veut, et se terminent sans qu'aucune résolution n'ait été prise.

Beaucoup de membres ont l'impression d'y perdre leur temps et finissent par ne plus venir.

La préparation et la conduite des réunions sont donc des choses très importantes pour la bonne santé d'une association. II existe fort heureusement des méthodes ou des techniques permettant leur tenue dans les meilleures conditions contenues dans ce qu'il est convenu d'appeler la Procédure parlementaire.

Mais avant, il importe de savoir comment une réunion doit être préparée et gérée et quels en sont les différents acteurs.

I - PHASE PRÉPARATOIRE D'UNE RÉUNION

Une réunion réunit les membres d'un groupe, en l'occurrence d'un Lions Club, qui ont voix délibérative, et éventuellement des observateurs, des étrangers au groupe qui eux, ont voix simplement consultative.

Au sein du groupe il y a les responsables qu'on appelle chez nous les Officiels réunis au sein d'un Conseil d'administration, avec à leur tête le Président du club, et les membres statutaires.

Le Président et son bureau ont la charge de :

• préparer l'ordre du jour (liste ordonnée de sujets à débattre) ;
• ventiler les convocations à la réunion ou faire sa promotion auprès des membres du groupe;
• réunir les documents nécessaires à la tenue de la réunion (P.V, feuilles de présence, etc.);
• préparer la salle de réunion (rôle du chef protocole).

Quant aux membres du groupe, ils doivent d'avance :

• réfléchir à l'ordre du jour;
• recenser leurs préoccupations par rapport à l'ordre du jour et préparer leurs interventions, allant jusqu'à rédiger les motions ou propositions à faire;
• s'il font partie d'une commission ou d'un comité, ils doivent préparer un rapport d'activités.
• Veiller à être ponctuels.

II - CONDUITE DE LA RÉUNION

Lors de la réunion il se constitue un bureau de séance chargé de la diriger.
Le président de séance est généralement le leader du groupe, à savoir le président du club.
II y a le secrétaire de séance qui, en ce qui nous concerne est toujours le secrétaire du club.

Les autres membres constituent les participants.

II peut y avoir aussi des visiteurs ou invités venus apporter leur soutien, donner des informations ou simplement suivre les travaux. Ce sont les observateurs.

Pour qu'une réunion soit bien tenue, ceux qui la dirigent doivent remplir trois fonctions :

• Fonction de facilitation : Définition claire de l'objectif visé par la réunion et des procédures pour y parvenir;
• Fonction de production :Amener les participants à intervenir, à faire part de leurs idées, donner leurs opinions, les défendre, argumenter, etc. ;
• Fonction de régulation: Organisation de la participation des membres en les amenant à rester notamment dans le canevas.

La réunion doit se dérouler selon un certain nombre d'étapes :

• L'ouverture de la séance doit avoir lieu à l'heure prévue. Elle commence en général par un appel à l'ordre (gong), l'appel nominatif des membres pour vérifier le quorum, la présentation de l'ordre du jour et son adoption.
  En ce qui concerne les clubs Lions, introduction de l'exécution de l'hymne du District Multiple et la minute de méditation.
• L'exécution de l'ordre du jour tel qu'adopté. Elle commence par l'examen et l'adoption du P.V de la réunion précédente et se poursuit jusqu'au dernier point, dans le respect de la procédure parlementaire.
• La clôture de la réunion, après rappel des différents décisions prises, la précision de la date, de l'heure et du lieu de la prochaine séance.
• Le suivi de la réunion afin que les décision prises ne restent pas lettres mortes.
  Leur application doit être confiée aux différents responsables concernés.
  Le P.V doit être préparé et rédigé. Le contact doit être maintenu avec les membres afin qu'ils restent motivés et mobilisés. On doit enfin s'atteler à préparer la prochaine réunion.

III - LA PROCÉDURE PARLEMENTAIRE.

Ce sont des techniques utilisées pour la bonne tenue d'une réunion, une méthode d'assemblée permettant de conduire efficacement une réunion afin d'aboutir à une décision commune.

Elle se base sur les règles et usages que sont :

• La demande de la parole : (lever la main ou se lever et s'adresser au président de séance) ;
• L'obtention de la parole : Elle est donnée en règle générale à celui qui la demande en premier ou en priorité à celui qui a présenté la motion discutée.
• La prise de la parole : L'orateur doit dire son nom ou celui du groupe auquel il appartient avant toute chose.
• Le temps de parole : On doit éviter de la monopoliser et d'intervenir en dehors du canevas .
  On ne doit pas prendre la parole pour divaguer mais pour faire une proposition constructive, pour présenter une motion.

Une motion est une proposition faite dans une assemblée délibérative, par un de ses membres.
C'est donc un moyen d'action du groupe qui permet à celui-ci de prendre des décisions.
C'est le coeur de la réunion.

Les motions peuvent se classer en 4 grands groupes :

• les motions principales,
• les motions subsidiaires,
• les motions Incidentes
• les motions privilégiées.

Les motions principales portent sur une partie du travail effectif à accomplir par le groupe, une partie de ce qui doit être discuté ou de l'ordre du jour, en tant que proposition à adopter.
Exemple: adoption d'un rapport.

Les motions subsidiaires aident à la réalisation de la motion principale.
Exemple amendement, question préalable, etc.

Les motions incidentes ont pour but d'assurer le respect de la procédure. Elles sont incidentes au travail en cours.
Exemple: le point d'ordre ou le retrait d'une motion quand la discussion s'enlise ou que la tendance est au rejet.

Les motions privilégiées. Elles donnent droit à une discussion immédiate ou juste après la question en cours. Le point d'information.

L'adoption d'une motion se fait en 4 étapes principales:

• La proposition.
• le soutien.
• la discussion.
• le vote.

Certaines motions se passent du soutien et de la discussion. (Ex. l'information).

La proposition. La motion doit être formulée sans ambiguïté. Elle est introduite souvent par la formule
" Je propose que ... " suivie de l'énoncé de ce qui doit être fait, par qui, quand, comment et avec quels moyens.

Le soutien. La motion doit être soutenue par au moins un membre du groupe pour qu'elle vaille la peine d'être discutée.

La discussion permet de connaître les différentes positions dans le groupe concernant la question et permet d'apporter éventuellement des amendements.

Le vote est requis pour toutes les motions sauf l'information et la division (vérification du nombre de voix.)

Les avantages de la procédure parlementaire sont :

• la prise de décisions concrètes pour faire avancer le groupe;
• la précision et l'efficacité;
• le vote démocratique de toutes les décisions;
• le respect du droit de la majorité, la minorité étant bien sûr entendue;
• engagement de l'assemblée dans l'exécution des décisions;
• les meilleures motions sont choisies;
• le gain de temps.